Система обрабатывает любые форматы документов - от фотографий чеков до защищенных PDF-инвойсов, автоматически извлекая суммы, даты и назначения платежей с точностью 99%+.
/ПРОБЛЕМА КЛИЕНТА
Инжиниринговая компания в США, производящая телекоммуникационное оборудование, столкнулась с критической проблемой учета расходов.
Более 100 чеков и квитанций о закупках материалов, инструментов и оборудования ежедневно отправляются. Существующий процесс был катастрофически неэффективен.
Сотрудники скидывали чеки в общий Telegram-чат, бухгалтер ставил лайки для подтверждения получения. В такой "чехарде" множество документов терялось.
На обработку каждого чека тратилось время на:
Более 100 чеков и квитанций о закупках материалов, инструментов и оборудования ежедневно отправляются. Существующий процесс был катастрофически неэффективен.
Сотрудники скидывали чеки в общий Telegram-чат, бухгалтер ставил лайки для подтверждения получения. В такой "чехарде" множество документов терялось.
На обработку каждого чека тратилось время на:
- Ручное извлечение суммы из документа
- Определение даты операции
- Придумывание и присвоение категории расходов
- Ввод данных в учетную систему
Проблема:
- 3-4 часа ежедневной рутинной работы бухгалтера только на первичную обработку документов. При стоимости американского труда это означало значительные операционные расходы.
- Чеки приходили в абсолютно разных форматах - фотографии с заправок, PDF-инвойсы с почты, банковские выписки, рукописные документы. Никакой единой структуры не существовало.
/ЗАДАЧА
Создать автоматизированную систему учета первичных документов с несколькими критическими требованиями:
- Система должна распознавать любые форматы - от плохо сфотографированных чеков до защищенных PDF-документов.
- Автоматическое определение суммы, даты операции и назначения платежа из неструктурированного текста.
- Система должна понимать и автоматически разносить расходы по управленческим категориям (стройматериалы, топливо, инструменты, оборудование).
- Максимально простой процесс для сотрудников и удобная CRM-система для бухгалтера.
- Минимизация ошибок распознавания и надежность системы для снижения необходимости ручной проверки.
/СУТЬ ПРОЕКТА
Рынок изобилует OCR и автоматизационными решениями, но все они имели критические недостатки для быстрого и экономичного внедрения. Главным вызовом стало создание системы, способной обрабатывать абсолютно любые документы без месяцев настройки и интеграции.
Проблемы схожий систем-решений:
Технические сложности:
Требования к архитектуре:
Проблемы схожий систем-решений:
- Существующие OCR-системы плохо справлялись с разнообразием форматов
- Малая гибкость систем автоматизации для бухгалтера
- Отсутствие демо версий и высокая стоимость корпоративных решений при неясном ROI
Технические сложности:
- Некоторые PDF-инвойсы оказались защищенными - стандартные экстракторы не могли извлечь текст
- Чеки фотографировались в разных условиях освещения и качества
- Отсутствие единой структуры документов исключало возможность обучения модели на конкретном типе
Требования к архитектуре:
- Система должна быть максимально простой для быстрого внедрения
- Полный контроль над процессом и данными
- Возможность масштабирования и адаптации
- Минимальные операционные расходы
/РЕШЕНИЕ
Создали интеллектуальную систему распознавания и обработки документов с многоуровневой архитектурой:
- Платформа-оркестратор N8N
- Канал коммуникации Telegram
- Возможные каналы коммуникации в будущем WhatsApp, Email
- Распознавание изображений Mistral OCR
- LLM-система для анализа ChatGPT 5
- CRM-система Airtable
1. Универсальный прием документов
Telegram-бот принимает любые форматы документов:
- Фотографии чеков (JPEG, PNG)
- PDF-документы и инвойсы
- Банковские выписки
- Рукописные документы
Каждый файл автоматически загружается в Airtable для дальнейшей обработки.
2. Интеллектуальное распознавание с резервированием
Двухэтапная система распознавания:
Этап 1 - Первичное распознавание:
Этап 2 - Обработка ошибок: Проверка достижения 90%+ успешности распознавания и решение ошибок (если PDF-экстрактор не смог получить данные или файл защищенный):
Этап 1 - Первичное распознавание:
- PDF → стандартный экстрактор текста
- Изображения → Mistral OCR (специализация на сложных документах)
Этап 2 - Обработка ошибок: Проверка достижения 90%+ успешности распознавания и решение ошибок (если PDF-экстрактор не смог получить данные или файл защищенный):
- Конвертация PDF в изображение через API
- Повторное распознавание документа как изображения
3. Принцип "четырех глаз" для критических данных
Для повышения точности извлечения ключевых данных используется параллельная проверка:
- Первичное распознавание основной моделью
- При неопределенности - дублирование через GPT Vision и Google Cloud Vision
- Сравнение результатов и выбор наиболее вероятного варианта
- Обозначение спорных моментов для ручной проверки
4. Структурирование неструктурированных данных
ИИ-система извлекает из хаотичного текста:
- Общую сумму (не постатейно, а итоговую)
- Дату операции (если отсутствует - дата загрузки)
- Назначение платежа с автоматической категоризацией
- Дополнительную информацию (возвраты, рассрочки, отмены)
5. Элегантный процесс в 15 нодах
Компактная система из 15 нод обеспечивает полный цикл:
- Прием и первичная обработка файла
- Распознавание и извлечение текста
- ИИ-анализ и структурирование
- Категоризация и валидация
- Сохранение в CRM с соответствующим статусом
Ссылка на готовые файлы для личного тестирования бота: Google Drive
/РЕЗУЛЬТАТ
Система продемонстрировала выдающиеся результаты автоматизации:
✅ 600+ документов уже обработано автоматически без участия бухгалтера
✅ 99%+ точность распознавания данных (1 ошибка на 100 документов)
✅ 10+ часов экономии рабочего времени бухгалтера еженедельно
✅ ROI до x100 окупаемость вложений в разработку
✅ 3-4 часа ежедневно освобождено от рутинной работы
✅ 600+ документов уже обработано автоматически без участия бухгалтера
✅ 99%+ точность распознавания данных (1 ошибка на 100 документов)
✅ 10+ часов экономии рабочего времени бухгалтера еженедельно
✅ ROI до x100 окупаемость вложений в разработку
✅ 3-4 часа ежедневно освобождено от рутинной работы
Для сотрудников: Простая отправка чека в момент получения - больше никаких потерянных документов и напоминаний бухгалтера.
Для бухгалтера: Переход от рутинной обработки к аналитической работе. Все документы структурированы, проверены и готовы к учету.
Для бизнеса: Полная прозрачность расходов в реальном времени, точная категоризация для управленческой отчетности.
Масштабируемость: Система адаптируется под любой объем документооборота и легко настраивается под специфику различных бизнесов.
Цифровой актив: Готовое решение, которое работает 24/7 без отпусков, больничных и человеческих ошибок. Система становится активом компании, способным обрабатывать документы на любом языке и в любом формате.
Arthur Klintsevich
CEO TechConstruction
Искренне благодарю команду за создание системы автоматизации учета расходов, которая кардинально изменила нашу ежедневную работу! Больше 100 наших инженеров теперь просто отправляют чеки в Telegram-бот, а наш бухгалтер получает уже структурированные данные вместо хаоса из сотен документов разных форматов.
Система безошибочно распознает даже самые сложные PDF-инвойсы и плохо сфотографированные чеки, что упрощает жизнь и работу.
За первый месяц работы обработано уже порядка тысячи документов с высокой точностью, понятно, что первое время бухгалтер ещё проверяет каждый чек, чтобы удостоверится в надежности решения, но это все больше мотивирует использовать новый инструмент для упрощения своей работы.
И самое главное - мы получили полный контроль над процессом и можем масштабировать систему под любые потребности нашего растущего бизнеса и изменять каждый интересующий нас параметр, если это требуется!