Система обрабатывает реквизиты в любом формате - от фотографий карточек предприятий до PDF-файлов, автоматически проверяет полноту информации и создает готовые документы за минуты вместо часов ручной работы.
/ПРОБЛЕМА
Пока клиент хочет платить, нужно максимально быстро дать ему способ оплаты. Основная проблема - убрать человеческий труд и ускорить выставление счетов и договоров.
Основные проблемы процесса:
- Личное общение с клиентом и запрос реквизитов, недостающих данных
- Потеря заказов из-за задержек с документооборотом
- Хаос с реквизитами - приходили в абсолютно разных форматах
- Ручная проверка полноты каждого документа
- Постоянные переделки из-за неполных данных
Форматы реквизитов создавали дополнительные сложности:
- Обычный текст в сообщениях
- PDF-файлы различной структуры
- Фотографии карточек предприятий
- Word-документы
- Отсутствие единой структуры данных
Классический процесс выставления счетов и договоров занимал критически много времени: "Ребята, мы хотим платить. Дайте, пожалуйста, счет, договор!" - "Да, да, вот сейчас доделаю, немного нужно времени..."
/ЗАДАЧА
Создать автоматизированную систему документооборота с критическими требованиями:
- Принимать реквизиты в любом формате без ограничений
- Автоматически структурировать информацию и проверять полноту данных
- Автоматический запрос недостающей информации
- Создание счетов, договоров и актов без участия человека
- Адаптация под любые печатные формы
- Мгновенная готовность документов после получения полных данных
/СУТЬ ПРОЕКТА
Чаще всего компании автоматизируют выставление счетов через заполнение клиентом какой-либо формы со структурированными данными.
Это полезно для автоматизации, но не очень удобно для клиента. Клиент хочет выслать в любом удобном ему виде реквизиты и получить счет. Заставлять клиента заполнять форму - это не совсем правильно. А во-вторых, часть клиентов может на этом моменте отвалиться.
Поэтому вариант был в том, что либо сажать человека-секретаря, который на основании реквизитов заполняет эту форму, либо сделать это методами искусственного интеллекта.
В отличие от России, в Беларуси нет сайтов, которые позволяют получить по API полные реквизиты. Поэтому единственный вариант - это только получить их от клиента в разной форме.
Это полезно для автоматизации, но не очень удобно для клиента. Клиент хочет выслать в любом удобном ему виде реквизиты и получить счет. Заставлять клиента заполнять форму - это не совсем правильно. А во-вторых, часть клиентов может на этом моменте отвалиться.
Поэтому вариант был в том, что либо сажать человека-секретаря, который на основании реквизитов заполняет эту форму, либо сделать это методами искусственного интеллекта.
В отличие от России, в Беларуси нет сайтов, которые позволяют получить по API полные реквизиты. Поэтому единственный вариант - это только получить их от клиента в разной форме.
Ключевое требование!
Клиент может прислать реквизиты в любом удобном ему виде, любым файлом.
Все должно быть клиентоориентировано.
/РЕШЕНИЕ
Создали интеллектуальную систему автоматизации документооборота с многоуровневой архитектурой:
- Платформа-оркестратор N8N
- Канал коммуникации Gmail (почтовый клиент, мессенджер, диск - любой канал для передачи информации)
- LLM-система для ответов ChatGPT 5
- CRM-система Airtable
- Генератор документов HTML
1. Универсальная обработка входящих данных
Система принимает реквизиты в любом формате для дальнейшего распознавания текста в них. Возможны варианты, где могут храниться реквизиты компании:
- Текстовые сообщения с реквизитами
- PDF-документы любой структуры
- Фотографии карточек предприятий
- Word-файлы и другие документы
Каждый входящий документ автоматически распознается и преобразуется в структурированный текст для дальнейшего анализа.
2. ИИ-валидация полноты данных
Разработали систему проверки с использованием ChatGPT 5, которая значительно лучше справляется с валидацией по чек-листу по сравнению с предыдущими версиями. Проверка включает в себя:
- Наличие всех обязательных реквизитов
- Корректность банковских данных
- Проверка на количество участников и выбранные тарифы
- Контактные данные
Процесс валидации:
- Первичная ИИ-проверка полученных данных
- При неполноте - автоматический запрос недостающей информации
- Повторная проверка диалога до получения 100% комплектности
- Только после полной валидации - переход к генерации документов
3. Революционный подход к генерации документов
Отказались от традиционных Word-шаблонов в пользу HTML-кода. Это имеет большой ряд преимуществ
- Простота создания - LLM отлично создает HTML-код по любому запросу и задаче
- Полная гибкость - любые макеты и структуры документов
- Легкая адаптации - быстрое редактирование и изменение шаблонов
- Качественный результат - конвертация HTML в PDF высокого качества
Процесс создания документов:
- Структурированные данные передаются в JSON-формате
- Выбирается соответствующий HTML-шаблон
- Данные автоматически подставляются в шаблон
- HTML конвертируется в финальный PDF-документ
- Получаем итоговый файл и ссылку на него
4. Элегантная архитектура процесса
Вся система работает через компактный процесс:
- Получение и первичная обработка данных
- ИИ-анализ и структурирование информации
- Проверка полноты по чек-листу
- Генерация HTML-документов
- Конвертация в PDF и доставка клиенту на почту
/РЕЗУЛЬТАТ
Система продемонстрировала кардинальное улучшение процесса документооборота:
✅ Экономия времени: Сокращение процесса с 3-4 часов до нескольких минут
✅ Увеличение конверсии: Клиенты получают документы мгновенно, снижение потери сделок
✅ Масштабируемость: Система обрабатывает любое количество заказов параллельно
✅ Универсальность: Работает с любыми форматами реквизитов без настройки
✅ Качество документов: 100% соответствие требованиям, отсутствие ошибок
✅ Экономия времени: Сокращение процесса с 3-4 часов до нескольких минут
✅ Увеличение конверсии: Клиенты получают документы мгновенно, снижение потери сделок
✅ Масштабируемость: Система обрабатывает любое количество заказов параллельно
✅ Универсальность: Работает с любыми форматами реквизитов без настройки
✅ Качество документов: 100% соответствие требованиям, отсутствие ошибок
Для менеджеров продаж: Полное освобождение от рутины оформления документов. Фокус на продажах вместо бумажной работы.
Для клиентов: Мгновенное получение документов в момент готовности к оплате. Никаких задержек и ожиданий.
Для бизнеса: Полная автоматизация критически важного процесса, увеличение скорости сделок и снижение операционных затрат.
Бонус - долгосрочный эффект: Компании, внедрившие подобные системы, получают значительное конкурентное преимущество за счет скорости реакции на клиентские запросы и полной автоматизации критических бизнес-процессов.