Автоматическая генерация счетов, договоров, актов с распознаванием и проверкой реквизитов

2025-08-19 12:11

Система обрабатывает реквизиты в любом формате - от фотографий карточек предприятий до PDF-файлов, автоматически проверяет полноту информации и создает готовые документы за минуты вместо часов ручной работы.

👆 Протестировать ИИ-бота

/ПРОБЛЕМА

Пока клиент хочет платить, нужно максимально быстро дать ему способ оплаты. Основная проблема - убрать человеческий труд и ускорить выставление счетов и договоров.

Основные проблемы процесса:

Личное общение с клиентом и запрос реквизитов, недостающих данных
Потеря заказов из-за задержек с документооборотом
Хаос с реквизитами - приходили в абсолютно разных форматах
Ручная проверка полноты каждого документа
Постоянные переделки из-за неполных данных

Форматы реквизитов создавали дополнительные сложности:

Обычный текст в сообщениях
PDF-файлы различной структуры
Фотографии карточек предприятий
Word-документы
Отсутствие единой структуры данных

Классический процесс выставления счетов и договоров занимал критически много времени: "Ребята, мы хотим платить. Дайте, пожалуйста, счет, договор!" - "Да, да, вот сейчас доделаю, немного нужно времени..."

/ЗАДАЧА

Создать автоматизированную систему документооборота с критическими требованиями:

Принимать реквизиты в любом формате без ограничений
Автоматически структурировать информацию и проверять полноту данных
Автоматический запрос недостающей информации
Создание счетов, договоров и актов без участия человека
Адаптация под любые печатные формы
Мгновенная готовность документов после получения полных данных

👆 Научиться автоматизировать документооборот с ИИ

/СУТЬ ПРОЕКТА

Чаще всего компании автоматизируют выставление счетов через заполнение клиентом какой-либо формы со структурированными данными.

Это полезно для автоматизации, но не очень удобно для клиента. Клиент хочет выслать в любом удобном ему виде реквизиты и получить счет. Заставлять клиента заполнять форму - это не совсем правильно. А во-вторых, часть клиентов может на этом моменте отвалиться.

Поэтому вариант был в том, что либо сажать человека-секретаря, который на основании реквизитов заполняет эту форму, либо сделать это методами искусственного интеллекта.

В отличие от России, в Беларуси нет сайтов, которые позволяют получить по API полные реквизиты. Поэтому единственный вариант - это только получить их от клиента в разной форме.

Ключевое требование!
Клиент может прислать реквизиты в любом удобном ему виде, любым файлом.
Все должно быть клиентоориентировано.

/РЕШЕНИЕ

Создали интеллектуальную систему автоматизации документооборота с многоуровневой архитектурой:

Платформа-оркестратор N8N
Канал коммуникации Gmail (почтовый клиент, мессенджер, диск - любой канал для передачи информации)
LLM-система для ответов ChatGPT 5
CRM-система Airtable
Генератор документов HTML

1. Универсальная обработка входящих данных

Система принимает реквизиты в любом формате для дальнейшего распознавания текста в них. Возможны варианты, где могут храниться реквизиты компании:

Текстовые сообщения с реквизитами
PDF-документы любой структуры
Фотографии карточек предприятий
Word-файлы и другие документы

Каждый входящий документ автоматически распознается и преобразуется в структурированный текст для дальнейшего анализа.

2. ИИ-валидация полноты данных

Разработали систему проверки с использованием ChatGPT 5, которая значительно лучше справляется с валидацией по чек-листу по сравнению с предыдущими версиями. Проверка включает в себя:

Наличие всех обязательных реквизитов
Корректность банковских данных
Проверка на количество участников и выбранные тарифы
Контактные данные

Процесс валидации:

Первичная ИИ-проверка полученных данных
При неполноте - автоматический запрос недостающей информации
Повторная проверка диалога до получения 100% комплектности
Только после полной валидации - переход к генерации документов

3. Революционный подход к генерации документов

Отказались от традиционных Word-шаблонов в пользу HTML-кода. Это имеет большой ряд преимуществ

Простота создания - LLM отлично создает HTML-код по любому запросу и задаче
Полная гибкость - любые макеты и структуры документов
Легкая адаптации - быстрое редактирование и изменение шаблонов
Качественный результат - конвертация HTML в PDF высокого качества

Процесс создания документов:

Структурированные данные передаются в JSON-формате
Выбирается соответствующий HTML-шаблон
Данные автоматически подставляются в шаблон
HTML конвертируется в финальный PDF-документ
Получаем итоговый файл и ссылку на него

4. Элегантная архитектура процесса

Вся система работает через компактный процесс:

Получение и первичная обработка данных
ИИ-анализ и структурирование информации
Проверка полноты по чек-листу
Генерация HTML-документов
Конвертация в PDF и доставка клиенту на почту

👆 Изучить создание ИИ-систем для бизнеса

/РЕЗУЛЬТАТ

Система продемонстрировала кардинальное улучшение процесса документооборота:

✅ Экономия времени: Сокращение процесса с 3-4 часов до нескольких минут
✅ Увеличение конверсии: Клиенты получают документы мгновенно, снижение потери сделок
✅ Масштабируемость: Система обрабатывает любое количество заказов параллельно
✅ Универсальность: Работает с любыми форматами реквизитов без настройки
✅ Качество документов: 100% соответствие требованиям, отсутствие ошибок

Для менеджеров продаж: Полное освобождение от рутины оформления документов. Фокус на продажах вместо бумажной работы.

Для клиентов: Мгновенное получение документов в момент готовности к оплате. Никаких задержек и ожиданий.

Для бизнеса: Полная автоматизация критически важного процесса, увеличение скорости сделок и снижение операционных затрат.

Бонус - долгосрочный эффект: Компании, внедрившие подобные системы, получают значительное конкурентное преимущество за счет скорости реакции на клиентские запросы и полной автоматизации критических бизнес-процессов.

Примеры готовых документов:

Счет для ООО "Рога и Копыта" Ссылка

Договор на оказание услуг Ссылка

Акт выполненных работ Ссылка

👆 Освоить создание ИИ-воронок продаж 👆 Кейс автосоздания изображений для видео